1. ความหมายของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศเป็นการทำงานเกี่ยวกับข้อมูลและสารสนเทศอย่างเป็นลำดับขั้นตอนจนทำให้เกิดระบบสารสนเทศขึ้น ข้อมูล สารสนเทศ และระบบสารสนเทศมีความหมายดังนี้
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงที่ได้จากการรวบรวมข้อมูล ซึ่งมีทั้งที่อยู่ในรูปแบบตัวอักษร ข้อความ ตัวเลข รูปภาพ และเสียง
สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจ เช่น เกรดเฉลี่ยของนักเรียน ยอดขายประจำเดือน และสถิติการขาดงาน
ระบบสารสนเทศ (Information System) คือ กระบวนการรวบรวม บันทึก ประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อใช้ในการวางแผน ควบคุมการทำงาน และช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ
2. กระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศ
- การนำข้อมูลเข้า (Input) เป็นการนำข้อมูลดิบ (Data) ที่ได้จากการเก็บรวบรวมเข้าสู่ระบบ เพื่อนำไปประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ เช่น บันทึกรายการขายรายวัน บันทึกคะแนนเก็บของนักเรียน และจำนวนนักเรียนที่ศึกษาในระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 4
- การประมวลผลข้อมูล (Process) เป็นการคิด คำนวณ หรือแปลงข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศ อาจทำได้ด้วยการเรียงลำดับ การคำนวณ การจัดรูปแบบ และการเปรียบเทียบ ตัวอย่างเช่น การคำนวณรายได้ของผู้ปกครอง การหาค่าเฉลี่ยความสูงของนักเรียนทั้งห้อง เป็นต้น
- การแสดงผล (Output) เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ เพื่อส่งเสริมหรือช่วยในการตัดสินใจ
- การจัดเก็บข้อมูล (Storage) เป็นการจัดเก็บข้อมูลดิบหรือสารสนเทศทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ เนื่องจากการนำข้อมูลดิบเข้าสู่ระบบมีการจัดเก็บจนถึงระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงนำไปประมวลผล หรือสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลก็ต้องจัดเก็บเพื่อนำไปเปรียบเทียบกับสารสนเทศที่จะเกิดขึ้นในอนาคต โดยวัตถุประสงค์ของการจัดเก็บสารสนเทศ คือ เพื่อนำกับมาใช้ใหม่ในอนาคตนั่นเอง
3. ลักษณะที่ดีของระบบสารสนเทศ
- เชื่อถือได้ (Reliable) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศที่มีความน่าเชื่อถือ โดยพิจารณาจาก
- ความถูกต้องแม่นยำ (Accurate) ระบบสารสนเทศต้องมีการประมวลผลข้อมูลได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำ
- ความสมบูรณ์ครบถ้วน (Complete) ระบบสารสนเทศที่ดีต้องมีฟังก์ชันการทำงานครบถ้วน เพื่อตอบสนองความต้องการใช้งานของผู้ใช้ได้มากที่สุด
- เข้าใจง่าย (Simple) ระบบสารสนเทศที่ดีต้องใช้งานง่าย ใช้เวลาในการใช้งานไม่นาน
- ทันต่อเวลา (Timely) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศให้ทันต่อเหตุการณ์ มีระยะเวลาในการรอคอยไม่นาน
- คุ้มราคา (Economical) ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้งานต้องให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่ากับการลงทุน
- ตรวจสอบได้ (Verifiable) ระบบสารสนเทศต้องสามารถตรวจสอบผลลัพธ์จากการประมวลผลได้ว่า ผลลัพธ์นั้นหามาได้อย่างไร
- ยืดหยุ่น (Flexible) ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับเหตุการณ์ปัจจุบันได้ เช่น เมื่อมีการเปลี่ยนกฎหมายให้เพิ่มภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้ถูกต้องตรงตามกฎหมาย หรือสามารถขยายขีดความสามารถให้รองรับการทำงานของผู้ใช้หลายคนได้
- สอดคล้องกับความต้องการ (Relevant) ระบบสารสนเทศต้องผลิติสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกับการทำงาน สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้
- สะดวกในการเข้าถึง (Accessible) ระบบสารสนเทศต้องอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย
- ความปลอดภัย (Secure) ระบบสารสนเทศต้องมีระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือต้องมีแผนการสำรองข้อมูลและกู้คืนข้อมูลที่อาจเกิดความเสียหายจากการใช้งานได้